Privacybeleid

1. Wie wij zijn

Excellera ontwikkelt leiderschap door coaching en wordt geleid door Filipe Teixeira vanuit Groningen. Voor de verwerkingen die hier worden beschreven zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij hieronder anders staat.

• Er wordt een Nederlandse onderneming opgericht. De registratiegegevens worden hier gepubliceerd zodra dat is afgerond, en dit beleid wordt dan opnieuw uitgebracht op naam van die entiteit.
• Voor vragen over dit beleid, of om de rechten uit paragraaf 8 uit te oefenen, schrijft u ons op het adres onderaan deze pagina.

2. Bezoekers van deze site

Deze website volgt u niet.

• Er staan nergens op de site analysetools, advertentietags of trackingscripts.
• Er zijn geen contactformulieren. Elke manier om contact op te nemen is een e-maillink, een telefoonlink, een WhatsApp-link of de externe planningspagina.
• Er worden geen cookies geplaatst voor analyse of marketing.
• Onze hostingprovider verwerkt technische gegevens van het verzoek, zoals uw IP-adres en browsertype, voor het gewone doel de site te tonen en veilig te houden.

3. Een kennismakingsgesprek plannen

De planningspagina is een pagina van Microsoft Bookings en maakt geen deel uit van deze website. Wanneer u een gesprek plant, bereiken de gegevens die u invult ons via die dienst.

• Wij ontvangen uw naam, uw e-mailadres en wat u in het planningsformulier schrijft, en gebruiken dat om het gesprek te voeren en er opvolging aan te geven.
• Onze grondslag is ons gerechtvaardigd belang om te reageren op een vraag over onze dienstverlening en, wanneer u optreedt namens een organisatie die een samenwerking overweegt, de stappen die op uw verzoek worden gezet voordat een overeenkomst tot stand komt.
• Leidt het contact niet tot een samenwerking, dan verwijderen wij de gegevens uiterlijk twaalf maanden na ons laatste contact met u.

4. Als u wordt gecoacht in een programma

Uw werkgever bepaalt dat u deelneemt. Wij bepalen hoe de coaching zelf verloopt. Wie waarvoor verantwoordelijk is, wordt per verwerking beoordeeld, en waar wij namens uw werkgever handelen, doen wij dat op grond van een verwerkersovereenkomst met hen.

• Wij bewaren uw naam en zakelijke contactgegevens, uw aanwezigheid, de doelen die u stelt en de aantekeningen die wij maken om sessies voor te bereiden en op te volgen.
• Uw sponsor ontvangt uitsluitend rapportage op programmaniveau, met geanonimiseerde inzichten en feitelijke gegevens zoals aanwezigheid. Wat u in een sessie zegt, wordt niet op een tot u herleidbare manier aan uw werkgever doorgegeven.
• Sessies kunnen worden getranscribeerd zodat coachaantekeningen kunnen worden opgesteld. Transcripties blijven binnen onze eigen beheerde omgeving.
• Wanneer wij een AI-dienst gebruiken om coachmateriaal samen te vatten, worden identificerende gegevens er eerst automatisch uit verwijderd, waarna een persoon het resultaat controleert op resterend risico op herleidbaarheid voordat er iets wordt verstuurd. Wij sturen niet bewust een herleidbare transcriptie naar een AI-dienst.
• De inhoud van de coaching is vertrouwelijk. De grenzen zijn de gebruikelijke: ernstig gevaar voor iemands veiligheid, of een wettelijke plicht tot verstrekking.

5. Wie gegevens voor ons verwerkt

Wij werken met een beperkt aantal gevestigde leveranciers om de praktijk te laten draaien. Zij handelen volgens onze instructies.

• Microsoft 365, waaronder Teams, Outlook, OneDrive, Bookings en Forms, voor sessies, correspondentie, planning en opslag.
• WhatsApp Business, als u ons langs die weg benadert.
• Onze hostingprovider, om deze site te tonen.
• Een AI-dienst, om coachmateriaal samen te vatten dat vooraf is geanonimiseerd zoals beschreven in paragraaf 4.
• Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor advertentiedoeleinden.

6. Waar uw gegevens staan

Wij kiezen leveranciers die verwerking binnen de Europese Economische Ruimte aanbieden waar die mogelijkheid bestaat. Draagt een leverancier persoonsgegevens over buiten de EER, dan berust die doorgifte op een geldig doorgiftemechanisme, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Hoe lang wij ze bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

• Programmagegevens: als algemeen uitgangspunt één jaar na afloop van het programma, tenzij een langere termijn nodig is om een rechtsvordering in te stellen of te verdedigen.
• Financiële en administratieve gegevens: de bewaartermijn die de Nederlandse wet aan ondernemingen oplegt.
• Contacten die niet tot een samenwerking leiden: uiterlijk twaalf maanden na het laatste contact.

8. Uw rechten

U kunt ons vragen om een kopie van de persoonsgegevens die wij over u bewaren, ons vragen die te corrigeren of te verwijderen, ons vragen het gebruik ervan te beperken, bezwaar maken tegen verwerkingen die wij op gerechtvaardigd belang baseren, en vragen om de gegevens in een overdraagbare vorm te ontvangen.

• Schrijft u ons, dan reageren wij binnen een maand.
• Bewaren wij de gegevens namens uw werkgever, dan sturen wij uw verzoek naar hen door of behandelen wij het samen met hen, en laten wij u weten welke van beide.
• Bent u niet tevreden over hoe wij ermee omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Wijzigingen in dit beleid

Wij werken dit beleid bij wanneer onze manier van werken verandert. De versiedatum boven aan deze pagina laat zien welke versie u leest.